Términos de Uso, Seguridad y Buenas Prácticas
Marco Normativo y Directrices de Uso Seguro para la República del Ecuador
El acceso y utilización de la plataforma CoreNQ por parte de administradores, contadores, facturadores y operadores implica el conocimiento y aceptación de las siguientes condiciones de uso, responsabilidades legales y buenas prácticas operativas de seguridad informática.
1. Custodia de la Firma Electrónica (.p12) y Credenciales SRI
Conforme a la Ley de Comercio Electrónico y Firmas Electrónicas:
Equivalencia Jurídica: La firma electrónica incorporada en el sistema posee el mismo valor jurídico y probatorio que una firma manuscrita otorgada ante notario.
Deber de Custodia Exclusiva: El Representante Legal o titular del certificado es el exclusivo custodio del archivo .p12 y su clave. Está terminantemente prohibido ceder o divulgar la contraseña de firma a personas no autorizadas.
Revocatoria Inmediata: En caso de sospecha razonable de compromiso de la clave de firma, el titular debe solicitar de inmediato la revocación del certificado ante la entidad de certificación acreditada (ej: Registro Civil, Security Data, ANF, UANATACA).
2. Responsabilidad sobre la Información Tributaria y Emisión de Comprobantes
El usuario emisor es el único responsable frente a la administración tributaria ecuatoriana por:
| Obligación | Norma Aplicable | Implicación Legal |
|---|---|---|
| Veracidad de la Transacción | Art. 298 COIP (Defraudación) | Prohibición de emitir o registrar facturas por operaciones simuladas o inexistentes. Sanción penal y tributaria directa al sujeto pasivo. |
| Exactitud de Retenciones e Impuestos | Ley de Régimen Tributario Interno | Aplicación correcta de porcentajes de retención en la fuente (IVA e Impuesto a la Renta) y códigos tributarios del SRI. |
| Emisión Oportuna | Reglamento de Comprobantes de Venta | Obligación de transmitir el comprobante al SRI dentro de los plazos reglamentarios y remitir el RIDE y XML al correo del adquirente. |
3. Buenas Prácticas de Ciberseguridad para Colaboradores
Se establecen como obligatorias las siguientes pautas de conducta tecnológica en el uso del ERP:
Cuentas Personales
Cada usuario debe operar con sus propias credenciales. Queda prohibido compartir logins o contraseñas genéricas entre cajeros o contadores.
Contraseñas Seguras
Claves con longitud mínima de 8 caracteres, combinando mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales. Rotación periódica recomendada.
Bloqueo de Terminal
Cierre de sesión o bloqueo de pantalla inmediato al desatender el computador para prevenir emisiones o cobros no autorizados.
Menor Privilegio
Asignación estricta de roles: solo usuarios autorizados pueden mayorizar asientos, anular comprobantes o modificar configuraciones tributarias.
4. Auditoría, Trazabilidad e Inmutabilidad de Registros
El sistema implementa mecanismos de bitácora y control interno:
Toda transacción fiscal (facturas emitidas, retenciones generadas, notas de crédito) queda sellada con fecha, hora, usuario emisor y clave de acceso del SRI.
Las anulaciones tributarias no eliminan físicamente el registro contable: generan los contra-asientos correspondientes preservando la trazabilidad exigida por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y el SRI.
5. Límites de Responsabilidad Tecnológica
CoreNQ provee la infraestructura de software con altos estándares de disponibilidad y seguridad. Sin embargo, no será responsable por interrupciones atribuibles a: caídas masivas en los servicios web de recepción y autorización del SRI en Línea, fallas en los proveedores locales de Internet del usuario, o el uso indebido de las credenciales de acceso por parte de personal propio de la empresa cliente.